Клиент: Промышленное предприятие, осуществляющее выпуск готовой продукции и отгрузки в секторе В2В (оптовая торговля «бизнес для бизнеса»). Крупный инвестиционный проект.
Сотрудники: 150 человек
Среднегодовой объём выручки: более 500 млн. руб.

Запрос:
Данные учёта не позволяют принимать грамотные управленческие решения.

Какая обстановка сложилась в компании?

Крупной компанией управлять нелегко. Управленческая структура предприятия большая и неповоротливая. Помимо основных производственных подразделений, предприятие всегда обзаводится обслуживающими процессы центрами: бухгалтерией, отделом кадров, финансовым, юридическим и другими жизненно важными отделами.

Так произошло и с бизнесом нашего клиента. Управленческий аппарат – человек 50. Каждый руководитель занимается делами своего отдела и считает, что его работа самая важная, а остальные зря сюда приходят.

Командная работа изображается, а позитивных результатов нет. В каждом отдельно взятом подразделении всё в порядке, но при детальном анализе общая картина не складывается. Ответы на многие вопросы просто никто не может дать.

На столе у руководителя куча отчётов, по которым он может принять решения по проблематике каждого отдела, а не по текущей деятельности предприятия в целом.

Полноценной картины работы компании нет.

С чего мы начали?

Анализ, с которого мы всегда начинаем, помогает посмотреть на задачу досконально. Мы метафорически включаем микроскоп и 5D, чтобы для начала понять, что происходит в бизнесе. В первую очередь изучаем учётную программу и текущие документы. Так поступили и в этот раз.

Обо всём по порядку

Мы разбирались с производственными процессами. Наблюдали, оценивали. Описали весь цикл деятельности предприятия: от входа сырья до отгрузки готовой продукции, включая производственную, складскую, учётную и офисную деятельность.

Это делается для того, чтобы погрузиться в специфику деятельности компании, провести грамотный анализ и выявить источники проблем, которые повлияли на корректность данных, предоставляемых руководству компании.

Что мы обнаружили?

1) Ограниченный доступ к учёту
Несмотря на довольно обширную управленческую структуру, информация в учётную базу вносится только бухгалтерской службой предприятия. Остальные отделы приносят свою информацию на бумаге, формируя данные в Excel. Это существенно тормозит работу.

2) Затянутый процесс подготовки отчётов
Данные вносятся долго, актуальность и корректность не проверяются. Анализ их не проводится. Скорость формирования отчётности, а следовательно, и скорость принятия управленческих решений на их основе низкая.

3) Фрагментарное отражение деятельности в отчётах
Фактически работа всех служб поставлена на обслуживание запросов бухгалтера. Реальная же картина включает в себя намного больше компонентов, а потому разглядеть её полностью по имеющимся сведениям не представляется возможным.
Здесь и складская служба, которая из-за нестыковок постоянно занимается пересчётом фактических остатков сырья и готовой продукции, и производственники, которые тратят по несколько дней, чтобы собрать отчёты вручную, и коммерсанты, постоянно сидящие на телефонах, выясняя фактические остатки на складах, при формировании отгрузок.
Бухгалтерия рапортует, что им представлены некорректные данные. И всё заново.

Что же получается?

Все заняты – работают, а результата нет.
Так же как и корректной актуальной информации для принятия управленческих решений.
В лучшем случае к обеду руководитель может получить информацию о том, что происходило вчера.
Так, проблемы растут, словно снежный ком, а заняться ими некому.

Какое решение мы нашли?

1. Автоматизировали работу всех служб предприятия. Обеспечили раздельный доступ в учётную программу.
Для этого мы подготовили подробнейшее ТЗ для IT-службы. Прописали всё: от расширения количества пользователей с их функциональными обязанностями и доступной документацией до каждой формы отчётности, которую можно формировать ежедневно (еженедельно, ежемесячно). Разработали структуру, механизм работы, детали и прочее.

2. Тестировали, корректировали готовый программный продукт, обучали сотрудников работе с ним.

3. В рабочий график компании ввели еженедельные общие планёрки, на которых обсуждали вопросы текущей оперативной деятельности. Обучили сотрудников методам эффективного взаимодействия в рамках этих мероприятий.


Итоги

1. Руководитель, наконец, увидел фактическую сводную картину своего бизнеса.
2. Собственники бизнеса получили учётный инструмент, позволяющий оперативно принимать управленческие решения.
3. Сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на составление отчётов, все отчёты формируются в программе, что исключает человеческий фактор
4. В ходе планёрок начался конструктивный диалог между руководителями подразделений по вопросам, влияющим на текущую деятельность компании.
5. У руководителей появилась возможность принимать решения по текущей деятельности и вырабатывать грамотные стратегические цели развития бизнеса.


Отчётность вашей компании позволяет видеть вам ситуацию в целом и принимать грамотные управленческие решения?
Если нет – мы поможем настроить прозрачный учёт!